Executive Assistant (m/f/d)

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EMERAM ist eine der führenden Beteiligungsgesellschaften für mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Als Business Development Partner fördern wir mit Kapital und Know-how das langfristige Wachstum unserer Portfoliounternehmen.

Die von EMERAM beratenen Fonds investieren in den Branchen Digitale Transformation, Gesundheit und Wellbeing sowie die Energy Transition. Derzeit umfassen die Fonds ein Volumen von über 800 Mio. Euro. Gemeinsam hat das Team mehr als 50 Transaktionen erfolgreich abgeschlossen und die Entwicklung von Portfoliounternehmen durch die Mitarbeit in über 50 Beiräten und Aufsichtsräten unterstützt. EMERAM wurde 2012 als unabhängige Partnerschaft in München gegründet.

Executive Assistant (m/f/d)

Aufgaben

Du übernimmst eine zentrale Rolle in unserem professionellen, dynamischen Team und managst eigenverantwortlich die Sekretariate mehrerer Investment Professionals. Als Executive Assistant bist Du verlässliche Schnittstelle, Organisationstalent und Ansprechpartner/in – intern wie extern.

Deine Aufgaben

  • Terminkoordination: Planung, Priorisierung und Abstimmung interner und externer Termine inkl. Kalenderpflege und Meetingvorbereitung
  • Reiseorganisation: Selbstständige Buchung und Anpassung von Reisen (Flüge, Hotels, Transfers) sowie Erstellung übersichtlicher Reisepläne
  • Spesenmanagement: Prüfung, Erfassung und Abrechnung von Reisekosten und Spesen nach internen Vorgaben
  • E-Mail-Management: Strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails, Betreuung mehrerer Postfächer
  • Administrative Unterstützung: Dokumentenmanagement, Erstellung von Präsentationen und Unterlagen, Pflege von Kontaktdaten und Verteilerlisten (z. B. im CRM)
  • LinkedIn: Pflege des Profils, Bearbeitung eingehender Anfragen und Koordination externer Kommunikation
  • Kommunikation & Schnittstelle: Ansprechpartner/in für interne Teams, Portfoliofirmen sowie externe Partner auf nationaler und internationaler Ebene
  • Zusätzliche Aufgaben (je nach Erfahrung und Interesse): Unterstützung im Office-Management, bei der IT-Koordination (keine Vorkenntnisse nötig) oder im Bereich Marketing/PR

Anforderungen

  • Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Gastronomie/Hotellerie oder ein abgeschlossenes Studium
  • Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich – idealerweise in einem professionellen Umfeld (z. B. Unternehmensberatung, Private Equity, Kanzlei oder gehobene Dienstleistung)
  • Alternativ: Erfahrung in der Gastronomie oder Hotellerie mit ausgeprägter Serviceorientierung und Organisationsstärke
  • Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Hohe Serviceorientierung, Engagement und Flexibilität
  • Souveränes Auftreten, Diskretion und professionelle Kommunikation auf Deutsch und Englisch
  • Sicherer Umgang mit MS Outlook, Word, Excel und PowerPoint

Angebot

Bei EMERAM erwartet Dich ein dynamisches und hochprofessionelles Umfeld mit freundlichen und hilfsbereiten Kolleginnen und Kollegen an unseren Standorten in München und Kitzbühel. Wir verstehen uns als One Team – sei es bei gemeinsamen Mittagessen, regelmäßigen Teamevents oder abwechslungsreichen Outings. Deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung liegt uns am Herzen: gemeinsam definieren wir Deinen individuellen Entwicklungsplan und begleiten Dich auf Deinem Weg. EMERAM bietet Dir eine unbefristete Festanstellung mit attraktiver Vergütung im Herzen von Kitzbühel. Unser Büro liegt zentral – mit Blick auf die Berge – und ist mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen. Wir ermöglichen Dir flexibles Arbeiten, mobiles Office sowie ein modernes Arbeitsumfeld mit frischem Obst, Getränken, Kaffee und Snacks.

Gehalt

Das Gehalt liegt je nach Qualifikation & Erfahrung zwischen 55.000 EUR und 65.000 EUR brutto pro Jahr (auf 40 Stunden Basis).

Wenn für Dich Eigeninitiative und Mitdenken ebenso wichtig sind wie Loyalität, Zuverlässigkeit und Teamgeist, dann möchten wir Dich gerne kennenlernen und freuen uns auf Deine Bewerbung.

Über den Job

Anstellungsart:

  • Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt:

55.000 EUR bis 65.000 EUR jährlich

Positionsebene:

  • Berufseinstieg

Dienstort:

  • Kitzbühel

Berufsfelder:

  • Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen:

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber:

EMERAM Business Partners GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl:

11 – 30 Mitarbeiter*innen

Standorte:

  • Kitzbühel

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

  • Montag bis Freitag
  • 40 Stunden

Dienstort

  • Kitzbühel

Erforderliche Kenntnisse

  • Organisation
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Zeitmanagement
  • MS Office Kenntnisse
  • Teamfähigkeit
  • Multitasking-Fähigkeiten
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Flexibilität

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

  • Lebenslauf
  • Motivationsschreiben
  • Arbeitszeugnisse

Ansprechperson

Theresia von Grafenstein
Director People & Culture

To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover letter where (jobsinaustria.net) you saw this job posting.